Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40%- 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát, quản trị hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong quản trị của một doanh nghiệp sản xuất.

Hàng tồn kho là gì? Quản trị hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một doanh nghiệp sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỷ trọng lớn có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được chia thành 3 loại:

• Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
• Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
• Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.

Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp. Một số công ty cũng duy trì loại thứ 4 của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại này đều cần thiết cho quá trình sản xuất.

Quản trị hàng tồn kho là gì? Quản trị hàng tồn kho hay nói cách quản lý hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp chính là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối.

Mục đích của quản trị hàng tồn kho

Làm đủ số lượng hàng tồn kho sẵn có

Mục đích chính của quản trị hàng tồn kho là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị dán đoạn. Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất.

Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là tài khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận.

Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho

Liên quan gần đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm.

Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể sử dụng để đầu tư vào những nói khác để kiếm lời. Hai nó sẽ làm giảm các chi phí thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận.

>>>Đọc thêm: Quy trình quản lý kho, vật tư hàng hóa

Phần mềm hỗ trợ quản trị hàng tồn kho hiệu quả

Phần mềm quản trị hàng tồn kho (hay quản lý hàng tồn kho) được gợi ý là một công cụ hỗ trợ quản trị hàng tồn kho hiệu quả, giúp nhà quản lý giải quyết được các yêu cầu:

• Quản lý hàng nhập kho theo mặt hàng, theo nhà cung cấp, theo dạng nhập
• Quản lý hàng xuất kho theo mặt hàng, theo đối tượng nhận, theo dạng xuất
• Quản lý hàng tồn kho về số lượng, giá trị và giá của từng mặt hàng

Ngoài ra, tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp có thể có các yêu cầu bổ sung quản lý như: quản lý hàng theo lô; quản lý hàng theo hạn sử dụng; quản lý hàng theo vị trí, lô, kệ; quản lý hàng theo nhiều đơn vị tính; quản lý hàng tồn kho tối đa và tối thiểu; quản lý hàng tồn kho theo bộ (BOM); các công thức sản xuất, chế biến,…

Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP cung cấp phân hệ quản lý kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản trị kho phức tạp với nhiều kho vật lý và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư khác nhau. Phân hệ này cung cấp giải pháp từ tổ chức hệ thống kho, định nghĩa hàng hóa vật tư, các quy trình nhập xuất kho và các công cụ kiểm soát tồn kho hiệu quả.

Quản trị kho vận là một trong những phân hệ lõi của hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP- sản phẩm chính mà Công ty Cổ phần Giải pháp ERP- ITG đang cung cấp.

Nếu doanh nghiệp thực hiện quản trị hàng tồn kho tốt sẽ có lợi theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những mục đích khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ giảm chi phí thực hiện, đồng thời làm tăng lợi nhuận.

Với sự hỗ trợ của tính năng quản trị kho vận trong hệ thống phần mềm 3S ERP các doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc quản trị hàng tồn kho, rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí cho mỗi đợt kiểm tra hàng tồn kho, đạt được hiệu quả tối ưu trong việc quản lý kho.

Tóm lại, quản trị hàng tồn kho nếu được thực hiện đúng cách có thể giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.

>>>Đọc thêm: Triển khai ERP (P.4) – Quản lý kho hàng