Các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay là một ứng dụng công nghệ giúp kết nối dữ liệu hữu cơ với các phân hệ khác. Đó là trung tâm cập nhật, xây dựng kế hoạch quản trị tài chính, doanh thu và chi phí; cũng như tập hợp dữ liệu để lên được các hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nộp cấp trên và báo cáo quản trị trong doanh nghiệp.
Các đặc điểm cơ bản của các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay
Các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay trên thị trường được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay cần hội tụ đủ các đặc điểm chính sau đây:
- Kế toán chủ đầu tư:
Phần mềm kế toán cần cho phép đơn vị quản lý được toàn bộ quá trình phát sinh thông qua việc khai báo “Danh mục công trình”, cập nhật “Khai báo dự toán và định mức công trình”, các chứng từ phát sinh hàng liên quan tới công trình thông qua các phiếu thu/chi/nhập/xuất… Ngoài ra, một phần mềm kế toán thông dụng ưu việt sẽ cho phép theo dõi tiến độ công việc và kiểm soát “công việc” liên quan đến từng công trình. Kết xuất các báo cáo liên quan: Sổ chi phí đầu tư xây dựng, Sổ chi tiết nguồn vốn đầu tư, Báo cáo nguồn vốn đầu tư…
- Xử lý tối ưu các nghiệp vụ cuối kỳ:
Phần mềm kế toán thông dụng sẽ hỗ trợ người dùng cho công tác lập phiếu bổ sung nghiệp vụ hạch toán khác thông qua “Phiếu kế toán khác”, “Phiếu bù trừ công nợ”… Đồng thời khai báo định nghĩa các loại nghiệp vụ phát sinh cho các phân hệ khác sử dụng thông qua màn hình cập nhật “Danh mục loại giao dịch”, “Danh mục loại tài khoản” và “Loại nghiệp vụ”…
- Các tính năng tự động khác như:
Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá tự động; chiết khấu cuối kỳ; Tạo bút toán khóa sổ, kết chuyển phân bổ; kết xuất in sổ kế toán (Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, Bảng cân đối tài khoản…) v.v…
- Trợ giúp quản lý, lập và in hóa đơn trên phần mềm kế toán tổng hợp.
- Quản trị kế hoạch các khoản doanh thu chi phí.
- Phân tích quản lý chi phí và lập các Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị.
Phân loại các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay trên thị trường
Có khá nhiều các loại phần mềm kế toán thông dụng hiện nay trên thị trường. Tuy nhiên, có nhiều cách phân loại phần mềm kế toán khác nhau để giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng hơn khi muốn lựa chọn loại phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Có 3 cách phân loại phổ biến cho các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay, đó là: phân loại theo quy mô doanh nghiệp, phân loại theo ngành nghề và phân loại theo đặc trưng yêu cầu.
Phân loại theo quy mô doanh nghiệp: có 3 mức quy mô doanh nghiệp chủ yếu trên thị trường là doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. Đối với mỗi quy mô doanh nghiệp khác nhau sẽ có các cách thức hoạt động cũng như những yêu cầu khác nhau đối với các phần mềm kế toán nên người ta có thể phân loại phần mềm kế toán phù hợp dựa trên cách này.
Phân loại theo ngành nghề: Cách phân loại này cũng tương đối giống với cách phân loại dựa trên quy mô của doanh nghiệp là dựa trên đặc trưng ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp mà phân loại phần mềm kế toán như là phần mềm kế toán sản xuất hay phần mềm kế toán thuế.
Phân loại dựa theo đặc trưng yêu cầu: Theo cách phân loại này sẽ có 2 loại phần mềm cơ bản là phần mềm có sẵn và phần mềm theo yêu cầu. Trong đó, các phần mềm theo yêu cầu là những phần mềm được đặt hàng tại các nhà cung cấp phần mềm để viết ra các sản phẩm phần mềm phù hợp với riêng từng doanh nghiệp cụ thể còn phần mềm có sẵn là những phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay và được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tải về từ mạng internet sau khi đã trả một mức phí nhất định cho nhà cung cấp.
5 tiêu chí cho các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay trên thị trường
Trong rất nhiều các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay trên thị trường, việc lựa chọn phần mềm nào đối với doanh nghiệp cũng không dễ dàng. Dưới đây là 5 tiêu chí được cộng đồng dân kế toán sử dụng nhiều nhất:
- Luôn cập nhật thông tư: Dân kế toán luôn quan tâm đến vấn đề cập nhật các thông tư chính sách mới khi lựa chọn phần mềm kế toán của mình vì hệ thống kế toán Việt Nam rất thường xuyên thay đổi. Đây cũng là đặc điểm mà các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay sở hữu.
- Giá cả phù hợp: Các doanh nghiệp nhỏ thường có chi phí đầu tư thấp, do đó một phần mềm vừa cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ kế toán vừa có giá rẻ ưu tiên hàng đầu.
- Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản: Các doanh nghiệp dù có quy mô như thế nào đều cần một phần mềm phục vụ được đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản.
- Phổ biến và uy tín: Hầu hết các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay đều được cung cấp bởi những công ty uy tín và có danh tiếng trong ngành, những nhà cung cấp này đều có nhiều kinh nghiệm triển khai phần mềm. Do đó, khả năng đánh giá rủi ro và hạn chế lỗi của phần mềm sẽ cao hơn.
- Đơn giản và dễ sử dụng: yêu cầu tiên quyết của phần mềm kế toán thông dụng hiện nay là thiết kế đơn giản, dễ sử dụng và không tốn nhiều thời gian tìm hiểu.
Phân hệ tài chính kế toán trong giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP
Phân hệ quản lí tài chính kế toán trong giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP có các phần hành sau giúp quản lý tất cả các hoạt động tài chính kế toán của một doanh nghiệp từ kế hoạch ngân sách đến cả kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Quản lý kế hoạch tài chính (Financial Planning)
- Kế toán tổng hợp (GL – General Ledger)
- Kế toán vốn bằng tiền (CM – Cash Management)
- Kế toán phải thu (AR-Accounts Receivable)
- Kế toán phải trả (AP – Accounts Payable)
- Kế toán chi phí giá thành (Costing)
- Kế toán thuế (Tax)
- Báo cáo tài chính (Financial Statement)
Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lí khác như Quản lí kho, quản lí mua hàng hoá – vật tư, quản lí bán hàng và quản lí sản xuất. Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lí kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán giá thành (từ phân hệ sản xuất) được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán. Hệ thống tích cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh.
Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó. Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp.
Với những ưu điểm nổi bật nêu trên phần mềm 3S ERP với phân hệ kế toán tài chính xứng đáng là một trong những giải pháp tài chính kế toán tốt nhất trong các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay trên thị trường.
>>>Đọc thêm: Giới thiệu về phần mềm kế toán ERP
>>>Đọc thêm: Triển khai ERP (P.1) – Kế toán tài chính
