Phần mềm ERP cho ngành linh kiện – điện tử được coi là một trong những yếu tố quan trọng góp phần chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để ERP trở thành một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp, cần có đầy đủ một số chức năng cần thiết.
Bài toán trong quản lý đối với ngành linh kiện điện tử
Linh kiện – điện tử là một trong những ngành nghề có tính phức tạp, đòi hỏi khâu quản lý chặt chẽ nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn sản xuất chuyên biệt. Đặc biệt, trong bối cảnh hội nhập cơ hội tham gia của doanh nghiệp Việt gia nhập chuỗi cung ứng toàn cầu là rất lớn. Điều này cũng đòi hỏi các nhà máy linh kiện – điện tử phải ngày càng hoàn thiện hơn trong khâu quản lý.
Về tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí: Với những doanh nghiệp có nhiều nhà máy, vị trí của nhà máy thường đặt ở các vị trí khác so với văn phòng làm việc, gây khó khăn trong quản lý tình hình. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung tại các phân xưởng và các chi nhánh có nhân viên kế toán tập hợp chứng từ, sau đó chuyển về phòng kế toán trung tâm để tổng hợp. Như vậy, kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp chưa được thực hiện bài bản; trách nhiệm kiểm soát chi phí chưa gắn liền với người đứng đầu bộ phận phát sinh chi phí.
Trong khi đó, sự mở rộng của quy mô doanh nghiệp cùng với tính đa dạng và đặc thù của ngành linh kiện điện tử sẽ dẫn đến sự quá tải đối với các phương pháp quản trị truyền thống hay phần mềm có thiết kế đóng gói. Chính vì vậy, doanh nghiệp rất cần một giải pháp quản trị tiên tiến như hệ thống ERP nhằm tạo ra hiệu quả lớn hơn trong hoạt động quản lý và sản xuất của mình. Tuy nhiên, để giải pháp ERP thực sự phát huy hiệu quả, nó cần đảm bảo các chức năng cốt lõi, nhằm hỗ trợ các công ty linh kiện điện tử vận hành thành công.
Các chức năng cốt lõi bên trong giải pháp ERP dành riêng cho doanh nghiệp linh kiện – Điện tử
Để ERP có thể thiết lập luồng thông tin duy nhất và chuẩn xác cho các doanh nghiệp linh kiện – điện tử, đòi hỏi phải đáp ứng các nghiệp vụ sau:
Đối với nghiệp vụ quản trị khối văn phòng:
Chức năng quản lý mua hàng: Phân hệ Quản lý mua hàng trong phần mềm ERP cho phép quản lý việc mua hàng với nhiều tiêu thức khác nhau và theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng, hợp đồng, đơn hàng…
+ Đối với bộ phận mua hàng: Hỗ trợ tự động thiết lập kế hoạch mua hàng, Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên…)
+ Đối với nhà quản lý: Trợ giúp các nhà quản duyệt kế hoạch mua hàng, theo dõi quá trình mua hàng,
+ Đối với kế toán: Hỗ trợ Theo dõi, hạch toán tự động tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ, thuế nhập khẩu theo tờ khai hải quan. Phân bổ chi phí mua, vận chuyển, thuế nhập cho các mặt hàng, lô hàng (theo giá trị/số lượng).
Chức năng quản lý bán hàng: Phân hệ Quản lý bán hàng trong phần mềm ERP trợ giúp bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách chặt chẽ, chính xác.
+ Đối với bộ phận bán hàng: Cho phép thiết lập và in báo giá/đơn hàng, hóa đơn, phiếu hàng bán bị trả lại, phiếu thu tiền hàng bằng máy tính. Lập, thực hiện và theo dõi giảm giá, chiết khấu khuyến mãi qua chính sách giá. Tự động tính chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, chiết khấu cuối kỳ theo chính sách đã khai báo.
+ Với kế toán: Kiểm soát hạn mức công nợ, kiểm tra hàng tồn kho và số dư tài khoản khi lập phiếu. Kiểm soát hàng bán bị trả lại / cấn trừ công nợ phải thu.
Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT đầu ra, thuế tiêu thụ đặc biệt và tự động tính toán tiền chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mãi.
Theo dõi việc bán hàng theo khách, hợp đồng, bộ phận/nhân viên, vùng/miền, nhóm hàng…
Theo dõi phân tích tuổi nợ, các kỳ hạn nợ. Tạo bút toán, ghi nhận và điều chỉnh doanh thu công nợ.
Quản lý, theo dõi công nợ theo đối tượng, hóa đơn, đơn hàng, nhân viên, hợp đồng, công trình, nhóm-mặt hàng…. Phân tích lãi lỗ theo bộ phận, vùng/miền, nhóm-mặt hàng…
+ Đối với lãnh đạo: Giúp Lãnh đạo nắm bắt tình hình tiêu thụ tức thời để đưa ra các quyết định kịp thời.
Chức năng quản lý tài chính kế toán Tài chính kế toán: Phân hệ Quản lý Tài chính – Kế toán trong phần mềm ERP là trung tâm tiếp nhận, kiểm soát và cập nhật dữ liệu nhằm xử lý tài chính, quản lý nguồn tiền của doanh nghiệp. Từ đó lập kế hoạch tài chính và đưa ra quyết định kịp thời–chính xác về thu / chi, đầu tư tài chính. Lập hệ thống Báo cáo tài chính, Sổ sách kế toán, Báo cáo thuế, …
Chức năng quản lý kho:
Phần mềm cho phép quản lý kho bao gồm toàn bộ nguyên liệu, vật tư, thành phẩm trong kho giúp kiểm soát lượng tồn kho của từng mặt hàng, thông báo cho nhà quản lý về số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho. Tính năng này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch bán hàng, xây dựng các chương trình chiết khấu, khuyến mãi phù hợp với những mặt hàng sắp hết hạn hoặc những mặt hàng bị ứ đọng số lượng lớn, từ đó kiểm soát nguồn vốn hiệu quả.
Một trong những ưu điểm đặc biệt của phần mềm là giúp doanh nghiệp tự động nhập xuất kho nhờ quét QR code trên sản phẩm. Theo đó Ngay từ khâu sản xuất, phần mềm cho phép mã hóa các thông tin về sản phẩm như: mã sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, ngày sản xuất, công thức sản xuất…thành các mã QR code và được dán lên thành phẩm/ bán thành phẩm. Khi nhập kho nhân viên chỉ cần quét mã quét mã QR code trên sản phẩm bằng máy Handy Terminal. Phần mềm sẽ ghi nhận số lượng nhập xuất và tự động tạo phiếu xuất/nhập kho. Đây là phương pháp giúp tiết kiệm thời gian tạo phiếu nhập kho và giảm hoàn toàn sự nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu.
Kiểm kê kho bằng QR Code/ Barcode: Chỉ cần scan mã QR code/ Barcode trên các lô sản phẩm, phần mềm sẽ tự động ghi nhận số lượng hiện tại và tạo phiếu kiểm kê kho và cho phép đối chiếu với số lượng tồn kho trên phần mềm. Điều này hạn chế tối đa sai sót so với kiểm kê thủ công. Bên cạnh đó còn tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm kê kho.
Đối với nghiệp vụ quản trị dưới nhà máy:
- Lập kế hoạch sản xuất: Dựa vào dữ liệu về đơn hàng và tồn kho phần mềm cho phép lập kế hoạch sản xuất tự động chính xác tới từng các mã hàng cần sản xuất trong tháng. Tuy nhiên, module lập kế hoạch sản xuất của ERP chỉ tập trung vào việc lập kế hoạch sản xuất theo ngày, tuần, tháng. Cần có dữ liệu kết nối của máy móc và thiết bị tại nhà xưởng từ hệ thống MES chuyển lên để có thể tạo ra một bản kế hoạch sản xuất và lịch sản xuất hiệu quả.
Đối với việc thiết lập chiến lược cho ban lãnh đạo:
- Báo cáo quản trị: Phần mềm hỗ trợ Nhà quản trị có một cái nhìn trực quan về mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp. Hệ thống hống phân tích trực quan thông qua các biểu đồ và màn hình thông minh. Từ đó người quản trị có thể đưa ra những quyết định mang tính chiến lược, đem lại hiệu quả lâu hơn.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần lưu ý triển khai các giải pháp ERP có khả năng mở rộng tích hợp các công nghệ, phần mềm tiên tiến khác như IoT, Blockchain, hệ thống MES… để doanh nghiệp có thể quản lý một cách toàn diện không chỉ khối văn phòng mà còn tại khu vực sản xuất. Bên cạnh đó, sự tích hợp giữa ERP và các giải pháp khác cũng giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành lộ trình tiến tới nhà máy thông minh.
Đọc thêm: Tổng quan về giải pháp ERP cho ngành linh kiện – Điện tử
Lợi thế khi doanh nghiệp lựa giải pháp ERP toàn diện
ERP là giải pháp ưu việt nhằm gia tăng lợi thế cạnh tranh của bất kì doanh nghiệp. Khi đơn vị của bạn tìm kiếm được giải pháp ERP đáp ứng đầy đủ các chức năng trên sẽ nhận được rất nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tăng tỷ lệ thành công khi đưa vào vận hành: Chỉ khi triển khai một giải pháp đáp ứng tòan diện các nhu cầu doanh nghiệp thì ERP mới thực sự trở thành trung tâm quản lý từ khối văn phòng xuống tới khu vực nhà máy. Điều này cải thiện độ chính xác dữ liệu của doanh nghiệp, loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.
- Trở thành cánh tay đắc lực của lãnh đạo doanh nghiệp: Với các module bán hàng, mua hàng, tài chính kế toán hay sản xuất… ERP trở thành cánh tay đắc lực của người lãnh đạo, hỗ trợ nắm bắt đa chiều mọi hoạt động doanh nghiệp. Thậm chí ngay cả khu vực sản xuất vốn phức tạp, người lãnh đạo cũng dễ dàng nắm bắt theo thời gian thực thông qua giao diện hiển thị trực quan, đầy đủ thông tin. Nhờ vậy, công việc quản lý trở nên hiệu quả hơn với những kế hoạch hay phương án triển khai phù hợp và kịp thời với bất cứ các biến động xảy ra.
- Giảm chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp: Bằng cách thống nhất các luồng dữ liệu, hạn chế tối đa các đầu việc thủ công, phân công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, từ đó có thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai.
Vì sao nên lựa chọn phần mềm ERP cho ngành linh kiện điện tử được cung cấp bởi ITG?
Công ty CP Công nghệ ITG là một trong những đơn vị tiên phong trong việc xây dựng các giải pháp nhà máy thông minh và doanh nghiệp thông minh. Với kinh nghiệm 15 năm trong tư vấn, triển khai phần mềm ERP tại nhiều doanh nghiệp trong ngành linh kiện – Điện tử, ITG thấu hiểu những khó khăn, bài toán của doanh nghiệp linh kiện điện tử gặp phải.
Do đó ITG xây dựng giải pháp 3S ERP .iMFG chuyên sâu cho ngành linh kiện điện tử của ITG triển khai không chỉ đáp ứng đầy đủ các module cốt lõi của ngành linh kiện điện tử mà còn được thiết kế, phát triển chuyên sâu theo đặc thù từng đơn vị. Quá trình này được ITG khảo sát và tư vấn chuyên sâu cho các doanh nghiệp khi ký kết triển khai. Bên cạnh đó, ITG còn được tích lũy tri thức và mô hình quản trị thành công của nhiều đơn vị lớn, tiêu biểu trong ngành điện tử & linh kiện điện tử lớn như: Rhythm Việt Nam, Meiko Thăng Long, Fukoku Industry, HTMP…
Theo đó, giải pháp 3S ERP .iMFG hướng đến đó là giải quyết các vấn đề hàng đầu mà mỗi doanh nghiệp linh kiện điện tử quan tâm: nâng cao chất lượng sản phẩm – tối ưu các chi phí – tăng khả năng đáp ứng đơn đặt hàng nhà máy. Từ đó gia tăng lợi nhuận và nâng cao lợi thế doanh nghiệp.
Để được tư vấn bởi chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực triển khai phần mềm ERP cho ngành linh kiện điện tử, hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 092 6886 855
Đọc thêm: Lợi thế khi doanh nghiệp lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm ERP chuyên nghiệp, hiệu quả
