Chỉ khi có một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp, hiệu quả, thì doanh nghiệp mới có thể nắm bắt tình hình tồn kho của mình rõ ràng nhất. Từ đó kịp thời có những điều chỉnh phù hợp cho kế hoạch kinh doanh chính doanh nghiệp mình. Cùng tìm hiểu bí quyết tối ưu các hoạt động trong quy trình quản lý kho ở bài viết dưới đây.
Một số vấn đề thường gặp trong quản lý kho
Trong mỗi doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản. Quản trị hàng tồn kho bao gồm giám sát chặt chẽ hàng hóa trong kho theo thời gian thực, đảm bảo hàng trong kho luôn sẵn có theo yêu cầu. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho sẽ khiến cho dây chuyền sản xuất bị gián đoạn. Trong khi đó, dư thừa hàng hóa quá lớn dẫn tới việc sử dụng vốn không hiệu quả.
Quy trình quản trị hàng tồn kho được xác định bắt đầu từ thời điểm nguyên vật liệu nhập vào kho cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa. Một số vấn đề trong quy trình quản lý kho mà doanh nghiệp thường gặp phải đó là:
Nhập kho
- Đảm bảo yêu cầu hàng hóa: Số lượng, chất lượng và thời gian nhập hàng,… nhằm tránh ảnh hưởng các khâu phía sau;
- Khó ghi nhận được số lô, khó đảm bảo nguyên tắc FIFO;
- Nhận thông tin đơn hàng bị trễ, theo dõi thông tin hàng hóa theo cách thủ công dễ có sai sót;
Xuất kho
- Khó khăn trong việc truy xuất nguồn gốc hàng hóa. Từ đó doanh nghiệp tốn nhiều thời gian trong việc điều tra nguyên nhân hàng hóa khi gặp vấn đề;
- Không thể nắm bắt vị trí hàng tồn kho. Thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho lớn, công việc xuất hàng làm lãng phí nhiều thời gian;
- Nhiều thao tác thủ công, năng suất lao động chưa cao;
Quản lý kho và quản lý hàng tồn kho
- Hàng tồn kho không được kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến dư thừa quá mức làm ảnh hưởng hiệu quả sử dụng vốn;
- Chưa tối ưu về không gian và cấu trúc kho;
- Thiếu tính an toàn trong quản lý kho bãi;
- Nguy cơ hàng hóa hết hạn sử dụng do không được theo dõi;
- Tốn nhiều thời gian trong công việc kiểm kê hàng hóa;
Đảm bảo không gian lưu trữ kho là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của mỗi doanh nghiệp
Đọc thêm: Rủi ro trong quy trình mua hàng hóa mà doanh nghiệp gặp phải
Bí quyết xây dựng quy trình quản lý kho thông minh
Sử dụng QR code/Barcode nhằm xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp tin dùng. QR code/Barcode là mã công nghệ có khả năng thể hiện thông tin sản phẩm dưới dạng ký tự, có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học, có thể kể đến như máy Handy Terminal. Đây là loại máy cầm tay, có khả năng cải thiện khả năng đọc mật độ cao trong không gian hẹp, cũng như khả năng quét ảnh linh hoạt khi chất lượng in mã vạch kém.
Bên trong một mã QR hay Barcode in trên bề mặt hàng hóa sẽ chứa các thông tin liên quan đến sản phẩm, thông tin liên hệ, tin nhắn, hoặc những thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp. Tích hợp QR code/Barcode chính là xu hướng số hóa hoạt động kho vận của tổ chức.
Đọc thêm: Công nghệ sản xuất 4.0 hỗ trợ DN truy xuất nguồn gốc như thế nào?
Quy trình thực hiện hệ thống quản lý hàng tồn kho với QR code/Barcode
Quy trình nhập kho
- Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa, vật tư trên hệ thống;
- Hệ thống tự động tạo mã QR code/Barcode theo từng đơn vị hàng hóa;
- Chuẩn bị tem theo kế hoạch nhập hàng;
- In temp & Dán temp lên Thùng/Pallet sản phẩm;
- Dùng máy Handy Terminal scan temp hàng hóa, dữ liệu sẽ được tự động cập nhật trên hệ thống;
- Hệ thống sẽ tự động phân bổ hàng hóa vào vị trí trong kho theo nguyên tắc đã quy định trước;
Quy trình xuất kho
- Thiết lập lệnh giao hàng, chỉ thị xuất hàng;
- Sử dụng máy Handy Terminal scan tem QR code/Barcode trên chỉ thị xuất hàng;
- Scan tem hàng hóa, thông tin xuất hàng sẽ thể hiển thị tức thời trên phần mềm;
Quy trình kiểm kê kho
- Quét QR code/Barcode để kiểm kê hàng hóa, hệ thống sẽ ghi nhận số liệu trong từng lần kiểm kê, từ đó xác định lượng hàng tồn kho;
Đọc thêm: Bí quyết quản lý kho theo QR code của vendor cấp 1 của Honda: Goshi Thăng Long
Hiệu quả khi triển khai quy trình quản lý kho với công nghệ mới
Dưới đây là những hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng mã QR và mã vạch thông minh trong quản lý hàng hóa trong kho;
- Giảm chi phí tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối và mức tồn kho an toàn thấp hơn;
- Mọi hoạt động nhập xuất/kiểm kê kho được thay thế bằng máy móc, tiết kiệm nhân lực cũng như sự chính xác trong quản lý;
- Cho phép người quản lý có thể nắm bắt thông tin hàng hóa thông qua phần mềm;
- Tiết kiệm thời gian trong quản trị doanh nghiệp: cho phép quản lý nhiều vị trí kho, hỗ trợ xác định vị trí của sản phẩm trong kho, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa;
- Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác. Tránh thất thoát, gian lận hàng hóa;
- Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động;
- Giảm áp lực lên đội ngũ nhân sự phụ trách kho, hạn chế tối đa các sai sót đáng tiếc trong quy trình quản lý kho;
Để có thể xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp, hiệu quả, chính xác với mã QR và Barcode đòi hỏi nhiều nghiệp vụ của nhà cung cấp. Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp lớn, tiêu biểu trong ngành lựa chọn đó là 3S iWAREHOUSE được cung cấp bởi Công ty CP Giải pháp ERP-ITG. Hệ thống 3S iWAREHOUSE được ITG phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến, sử dụng QR Code/Barcode để quản trị kho chuyên nghiệp, phù hợp xu thế số. Để được tư vấn sâu hơn về giải pháp, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855
