Ai đã từng trải qua giai đoạn chuyển giao mới hiểu, thách thức lớn nhất đối với việc triển khai giải pháp ERP là yếu tố con người. Vì vậy hãy cân nhắc những yếu tố dưới đây trước khi quyết định thay đổi phương pháp quản lý truyền thống của doanh nghiệp.
Giải pháp ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (tiếng Việt: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Hệ thống ERP được sử dụng để quản lý mọi hoạt động trong doanh nghiệp hay tổ chức từ khối văn phòng như tài chính, nhân sự, khối sản xuất: nhà máy, kho vận, đến chuỗi cung ứng, dịch vụ, bán hàng, v..v…. Thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ như: phần mềm tài chính – kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản trị sản xuất, quản lý tiền lương, phần mềm CRM…, ERP tích hợp các quy trình này vào một và chỉ một hệ thống duy nhất. Điểm khiến nó đặc biệt ưu việt là có thể tích hợp các các dữ liệu không có tính liên kết từ các khâu trong toàn bộ hệ thống, kết hợp để tạo thành một dòng chảy thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp.
Đọc thêm: Vai trò của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP
Áp dụng Giải pháp ERP cho doanh nghiệp – Bài toán sống còn trong thời kỳ công nghiệp 4.0
Với định nghĩa như trên, nhiều người cho rằng, ERP là đơn thuần là một hệ thống máy tính, vì vậy áp dụng giải pháp ERP chỉ là câu chuyện của bộ phận IT trong doanh nghiệp. Hiểu nhầm này khiến cho rất nhiều dự án ERP ở các doanh nghiệp đi tới thất bại. Trên thực tế, thì cần phải hiểu, ERP như một hệ thống phản ánh tư duy của con người, bằng cấu trúc phần mềm và thiết bị phần cứng.
Áp dụng hệ thống ERP và những thách thức mang tính nhân lực
Áp lực cho người quản lý
Với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, việc áp dụng giải pháp ERP cho doanh nghiệp là phải được xác định là bài toán sống còn: “Thay đổi hay là chết”. Tuy nhiên, không dễ dàng để thuyết phục được ban lãnh đạo công ty, cũng như toàn thể nhân viên hiểu và chấp nhận việc thay đổi này. Trong hoàn cảnh đó, nếu người lãnh đạo biết tạo thông điệp rằng, ERP là chìa khóa của những thành công trong tương lai của công ty thì mọi nhân viên sẽ nhận thức được rằng thay đổi chính là yêu cầu mang tính chiến lược dành cho mình.
Lãnh đạo cũng gặp nhiều khó khăn trong việc đề xuất áp dụng giải pháp ERP
Hoạt động triển khai hệ thống ERP cũng tiềm ẩn vô vàn thách thức như: tìm chọn nhà cung ứng giải pháp, khó tập trung nguồn lực phục vụ chuyển giao, công tác đào tạo nhân viên, v..v…. Trước những khó khăn ấy, đâu đó sẽ có hoài nghi, có bàn lùi, có phản đối. Nếu chính bản thân người quản lý không có cái nhìn sáng suốt, mục tiêu kiên đinh, ý chí quyết tâm thì sẽ không thể lèo lái cả con thuyền lớn vượt qua giai đoạn chuyển giao này.
Năng lực tiếp nhận CNTT của người lao động
Sai lầm phổ biến của rất nhiều doanh nghiệp Việt khi thực hiện triển khai hệ thống ERP là phó mặc toàn bộ cho đơn vị tư vấn. Họ không hiểu được rằng, đơn vị tư vấn sẽ không bao giờ có thể nắm bắt tường tận quy trình hoạt động và quyết định được điều gì là cần thiết cho sự phát triển của một doanh nghiệp. Đó là chưa kể đến việc dù tư vấn viên có tận tình đến đâu, thời gian họ đồng hành với doanh nghiệp cũng hữu hạn. Vì vậy, để đảm bảo thành công của dự án, các quy trình đều nên được thực hiện bởi chính những người trực tiếp điều hành hệ thống trên thực tế.
Tuy nhiên, không phải năng lực tiếp nhận CNTT của cán bộ chuyên trách nào cũng có thể đáp ứng được với nhu cầu triển khai dự án. Nhiều cán bộ chuyên trách chưa từng tiếp xúc với hệ thống ERP nào, nên để nhớ phương pháp sử dụng đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức, mà không có gì đảm bảo sẽ có thể hoàn toàn tiếp thu được. Nhưng ở mặt khác, những người đã từng sử dụng một phần mềm ERP nào đó, sẽ dễ có xu hướng chạy theo lối mòn, yêu cầu thay đổi hệ thống mới theo những đặc thù của phần mềm cũ. Điều này không phải lúc nào cũng khả thi khi mà có nhiều yêu cầu sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới nền tảng hệ thống.
Một lưu ý khác là cũng cần cải thiện quy trình và kỹ năng của người tiếp nhận với đội ngũ tư vấn viên. Trên thực tế, sự không hiểu nhau giữa người triển khai và nhà tư vấn có thể dẫn đến những tổn thất không nhỏ. Đã có những trường trường hợp các dự án phải kéo dài hơn dự kiến đến cả năm trời vì khách hàng không thể truyền tải chính xác mong muốn đối với hệ thống ERP áp dụng trong doanh nghiệp mình. Lúc này, đơn vị tư vấn triển khai có thể hiểu nhầm, hiểu sai ý tưởng của khách hàng dẫn đến mang đến những giải pháp không thật sự phù hợp và phải chỉnh sửa nhiều lần trong quá trình triển khai dự án.
Đọc thêm: Nhân viên tư vấn hệ thống ERP – Họ là ai?
Thách thức với tinh thần và tư tưởng của nhân sự lâu năm
“Sự cố ERP” mới đây tại PNJ chỉ ra một thách thức khác đối với việc áp dụng giải pháp ERP trong doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Chỉ trong 3 tháng sau khi tiến hành triển khai ERP, doanh nghiệp này mất 1000 trên tổng số 6000 nhân sự. Chủ tịch HĐQT PNJ Cao Thị Ngọc Dung chia sẻ: PNJ vốn vẫn luôn tự hào với đội ngũ nhân sự trung thành và tỷ lệ nghỉ việc thấp, nhưng, hàng loạt nhân sự đã xin nghỉ vì “xài hệ thống quản trị mới khó quá”. Đứng trước tình thế đó, lựa chọn của bà Dung không phải là ngừng quá trình thay đổi của doanh nghiệp để thỏa hiệp với đội ngũ nhân sự, mà là kiên định theo con đường đã chọn. Việc mất người được ban lãnh đạo xác định là thực tại đau đớn nhưng buộc phải chấp nhận trong quá trình lột xác của doanh nghiệp.
Ứng dụng ERP trong quản trị sẽ giúp giảm lao động dư thừa
Bài học của PNJ cho ta thấy, mục đích chính của việc áp dụng công nghệ, mà cụ thể ở đây là hệ thống ERP là giúp giảm thiểu sự thất thoát lãng phí các nguồn lực. Tuy nhiên, trong số đó, có một thứ nguồn lực nhạy cảm, đó là “con người”. Điều này dẫn tới việc một bộ phận nhân sự cấp thấp, có thâm niên ở công ty sẽ khó lòng thích nghi với hệ thống mới, và lâu dần sẽ mang trong mình tâm lý thừa thãi, không còn phù hợp với doanh nghiệp. Theo đó, sự sụt giảm nhân sự hậu ERP dù ít dù nhiều cũng cần phải hiểu là hệ quả tất yếu.
Kết
Việc áp dụng giải pháp ERP ngay từ đầu phải được xác định như là một thay đổi bước ngoặt cho toàn bộ quá trình vận hành doanh nghiệp mà từng cá nhân đều là một mắt xích quan trọng. Việc chọn một đơn vị cung ứng giải pháp kết hợp tư vấn chuyên nghiệp, tận tâm và giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua được những khó khăn trong giai đoạn khó khăn ấy. ITG Việt Nam là một đơn vị như vậy. Với kinh nghiệm triển khai giải pháp ERP trên hơn 1000 doanh nghiệp trong nước và vốn đầu tư nước ngoài, chúng tôi thấu hiểu những khó khăn trong khám phá từng khía cạnh của đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp và cam kết cùng doanh nghiệp vượt qua khó khăn trong hành trình ấy.
