Cùng với sự phát triển, mở rộng quy mô của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp và đội ngũ quản lý thường gặp nhiều khó khăn khi đưa ra một giải pháp tối ưu để vận hành bộ máy công ty một cách hiệu quả nhất, và một trong những phương án nổi bật được đưa ra chính là có nên triển khai phần mềm ERP hay không. Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP là một hệ thống thông tin có thể tối ưu hóa việc tổ chức, vận hành doanh nghiệp, đem lại những lợi ích vô cùng to lớn về chi phí, thời gian cho doanh nghiệp.
Dưới đây là 5 lí do khiến hệ thống ERP trở nên cần thiết đối với việc quản trị doanh nghiệp:
-
Tiết kiệm chi phí
Chi phí cho việc vận hành hệ thống ERP là một con số không hề nhỏ, tuy nhiên những với lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp thì đây thực sự là một khoản chi phí đúng đắn. Bằng việc hợp nhất các hệ thống bị phân mảnh về một chương trình tập trung, có hệ thống, ERP trở thành một công cụ đắc lực trong việc quản lý chuỗi cung ứng, quản trị sản xuất, quản trị nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng… của doanh nghiệp một cách hiệu quả với chi phí tối ưu.
Với việc ứng dụng ERP vào quản trị tổng thể doanh nghiệp, các nhà quản trị sẽ tạo ra hiệu quả về chi phí hoạt động cũng như chi phí vận hành và cải tiến quy trình kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đào thải một số bộ phận lỗi thời, không cần thiết và từ đó sẽ tiết kiệm thêm chi phí. Khi tất cả đều đã đi vào hệ thống, hoạt động doanh nghiệp sẽ đi theo một quy trình chặt chẽ, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.
Hệ thống ERP giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
-
Cải thiện sự cộng tác
Việc hợp tác giữa các bộ phận trong một doanh nghiệp, đặc biệt với những doanh nghiệp lớn với nhiều bộ phận, nhiều phòng ban, có thể gặp nhiều khó khăn, hoặc bị trì hoãn do hạn chế trong việc lưu chuyển thông tin. Hệ thống ERP sẽ mang đến cho doanh nghiệp giải pháp tối ưu cho vấn đề này.
Với ERP, mọi nhân viên đều có quyền truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu ngay lập tức, giúp họ nắm được tình hình làm việc của mỗi phòng ban, từ đó chủ động, linh hoạt trong việc sắp xếp công việc, đồng bộ công việc của mình với toàn bộ hệ thống của công ty. Như vậy, khi cần giải quyết một công việc chung của doanh nghiệp, các phòng ban sẽ được điều kiện để làm việc với nhau một cách khăng khít, hạn chế thời gian chờ đợi, tăng hiệu quả làm việc.
-
Cải tiến năng suất
Nâng cao năng suất lao động là một trong những lợi ích lớn nhất mà ERP đem lại cho doanh nghiệp. Nếu không có ERP, doanh nghiệp có thể dư thừa trong bộ máy quản lí, hoặc lãng phí thời gian cho một vài nghiệp vụ lặp đi lặp lại theo phương pháp thủ công. Hơn nữa, việc thiếu thông tin hoặc thông tin không đồng bộ cũng sẽ gây ra nhiều khó khăn, làm cản trở quá trình làm việc của doanh nghiệp.
Ngược lại, với việc sử dụng ERP, dữ liệu sẽ được chia sẻ công khai, minh bạch trong toàn bộ hệ thống, giúp mỗi nhân viên có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình, giảm tối đa thời gian thực hiện các công việc thủ công, thời gian chờ đợi các thông tin mà họ thực sự cần từ các phòng ban khác. Từ đó, ERP hỗ trợ mỗi nhân viên trong việc lên lịch làm việc, hoàn thành các báo cáo một cách dễ dàng, nhanh chóng, giúp tăng năng suất lao động.
-
Đơn giản hóa các công việc hành chính-kế toán
Quy mô doanh nghiệp càng lớn, số lượng nhân sự ngày càng tăng thì các thủ tục giấy tờ hành chính doanh nghiệp phải giải quyết ngày càng nhiều. Đây cũng là khâu dễ gặp phải nhiều sai sót, nhầm lẫn, đặc biệt khi công việc được thực hiện theo cách thủ công và thông tin không đồng bộ.
Việc lập các báo cáo tài chính mỗi quý, hoàn thiện các hồ sơ nhân sự và các giấy tờ khác của doanh nghiệp cũng tiêu tốn một lượng lớn thời gian, công sức, chất xám, mà hiệu quả đôi khi không được đảm bảo. Hệ thống ERP sẽ cung cấp đầy đủ thông tin, phân tích dữ liệu tự động, nhờ đó hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ tăng lên đáng kể. Hơn nữa, với hình thức nhập liệu 1 lần, ERP cũng giúp việc cập nhật thông tin, dữ liệu trên toàn bộ hệ thống một cách đơn giản, dễ dàng hơn.
ERP giúp doanh nghiệp tối giản hoá các thủ tục tài chính kế toán
-
Gia tăng sự hài lòng của khách hàng
Nếu nguồn dữ liệu khách hàng và nguồn dữ liệu về sản xuất hàng hóa, lưu kho không thống nhất trên một hệ thống, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ mất rất nhiều thời gian để phản hồi kể từ khi nhận được yêu cầu của khách hàng, từ đó có thể làm tăng khả năng đánh mất những khách hàng tiềm năng. Việc gia tăng tốc độ xử lí đơn hàng, đáp ứng chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ giúp làm hài lòng khách hàng đồng thời giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Phần mềm ERP sẽ giúp tạo ra các danh sách khách hàng cho doanh nghiệp, phân loại khách hàng cũ, khách hàng mới, khách hàng tiềm năng, lưu trữ lại lịch sử giao dịch và thông tin của khách hàng, giúp cho việc chăm sóc khách hàng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Đồng thời hệ thống cũng giúp làm giảm áp lực và khối lượng công việc cho bộ phận chăm sóc khách hàng, do thông tin luôn được cung cấp đầy đủ, kịp thời, nhanh chóng.
Như vậy việc sử dụng hệ thống ERP trong công tác quản trị là vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Mọi vấn đề của doanh nghiệp dường như đều được giải quyết thông qua những ứng dụng của hệ thống ERP. Nhà quản trị cần xác định các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình, từ đó tìm hiểu các tính năng, lợi ích của một hệ thống ERP mà có thể đáp ứng tốt nhất các yêu cầu đó, nhằm đưa ra quyết định lựa chọn một giải pháp phần mềm phù hợp với doanh nghiệp.
