Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng excel để quản lý, lưu trữ toàn bộ dữ liệu khách hàng. Excel là công cụ quản lý thô sơ nhất, tuy rất đơn giản, dễ sử dụng, nhưng cũng mang lại rất nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Đặc biệt khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn, số lượng khách hàng ngày một tăng lên, việc quản lý khách hàng hoàn toàn bằng excel sẽ không đáp ứng được yêu cầu phát triển của doanh nghiệp, làm nảy sinh nhiều vấn đề mà doanh nghiệp phải đối mặt.
- Độ bảo mật thấp
Toàn bộ thông tin khách hàng được lưu trữ trong một file excel không hề có tính năng bảo mật là một rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Dữ liệu, thông tin khách hàng dễ bị sao chép, đánh cắp, có thể làm doanh nghiệp đánh mất nhiều khách hàng hiện tại cũng như khách hàng tiềm năng vào tay đối thủ cạnh tranh.
- Dữ liệu không tập trung
Khi doanh nghiệp quản lý bán hàng bằng excel, mỗi nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp quản lý một nhóm khách hàng bằng các file excel khác nhau, làm cho dữ liệu bị phân tán, không thống nhất. Nếu có yêu cầu cần tổng hợp toàn bộ dữ liệu thì sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức để nhân viên có thể hợp nhất dữ liệu ở các file excel lại với nhau. Việc truy xuất báo cáo chi tiết còn tốn nhiều thời gian hơn nữa. Điều này gây ra nhiều khó khăn cho nhà quản trị, đặc biệt trong việc hoạch định các chiến lược bán hàng, chăm sóc khách hàng hiệu quả.
Khó tìm kiếm dữ liệu khi quản lí bằng excel
- Hạn chế về tính năng sử dụng
Excel chỉ đơn thuần là một trang tính để thống kê, tính toán dữ liệu, còn các tính năng bổ sung như thông báo, nhắc nhở các cuộc gọi, lịch hẹn với khách hàng thì excel hoàn toàn không có. Excel cũng không thể giúp lập hoá đơn dựa trên dữ liệu sẵn có hoặc liên kết với các thiết bị bán hàng. Việc theo dõi đơn hàng, lịch sử khách hàng, cũng như tiến độ làm việc của nhân viên sẽ phải thực hiện độc lập với excel, từ đó làm giảm hiệu quả của bộ phận bán hàng. Ngoài ra, việc cập nhật thường xuyên thông tin về khách hàng, về đơn hàng cũng tốn nhiều thời gian, do excel không có tính năng cập nhật dữ liệu tự động.
- Hiệu quả quản lý thấp
Excel không hỗ trợ bộ phận bán hàng trao đổi thông tin trực tiếp, do đó khả năng tương tác kém là không thể tránh khỏi. Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp các báo cáo tức thời không thể thực hiện ngay lập tức mà mất rất nhiều thời gian (như báo cáo bán hàng, báo cáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng, theo mặt hàng, theo nhân viên bán hàng…). Từ đó, nhà quản trị khó có thể theo dõi, kiểm soát và đánh giá liên tục hiệu quả làm việc của nhân viên bộ phận bán hàng, gây nên sự chậm trễ trong việc ra quyết định, lên kế hoạch quản trị.
Với những doanh nghiệp lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng mặt hàng nhiều, cũng như số lượng khách hàng lớn, việc quản lý bằng excel không thể đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, thông tin dữ liệu rời rạc, thiếu logic và khó theo dõi. Nếu doanh nghiệp bạn gặp phải những vấn đề nêu trên khi quản lý bằng excel thì đã đến lúc bạn cần nghiêm túc cân nhắc một giải pháp quản trị hiệu quả hơn cho doanh nghiệp mình. Bạn có thể cân nhắc sử dụng CRM, phần mềm quản trị tổng thể quan hệ khách hàng, để quản lý khách hàng một cách đơn giản và hiệu quả nhất.
