Với nhiều doanh nghiệp, khi hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng, hệ thống quản lý của doanh nghiệp dần trở nên kém hiệu quả và không thể đáp ứng được yêu cầu phát triển. Trước khi nhà quản trị doanh nghiệp kịp nhận ra vấn đề thì họ đã phải đối mặt với nhiều vấn đề như thông tin, dữ liệu không đồng bộ, khó theo dõi hoạt động bán hàng, quản lí hàng tồn kho… Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải những vấn đề nêu trên thì đã đến lúc bạn cần nghiêm túc cân nhắc triển khai một hệ thống ERP.
Dưới đây là 4 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang rất cần một hệ thống ERP:
- Quá nhiều phần mềm cho các quy trình khác nhau
Việc quản trị doanh nghiệp truyền thống với nhiều phần mềm, hệ thống riêng lẻ cho từng bộ phận phòng ban đang dần trở nên lỗi thời. Nhân viên công ty bạn theo dõi, xử lí thông tin như thế nào? Nhân viên kế toán sử dụng một phần mềm để quản lí sổ sách, chứng từ trong khi nhân viên bán hàng hay nhân viên kho lại sử dụng một phần mềm khác để lưu trữ dữ liệu về hàng hoá? Việc hoạt động trên nhiều phần mềm không thống nhất khiến công ty bạn tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc? Nếu hầu hết câu trả lời là “có” thì đã đến lúc bạn cần tìm kiếm một giải pháp hiệu quả hơn cho công việc quản lí và vận hành doanh nghiệp của bạn.
Giải pháp ERP là một hệ thống thông tin quản trị tích hợp tất cả các phần mềm riêng lẻ trong một doanh nghiệp sao cho mọi chức năng nghiệp vụ đều dựa trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Với một nguồn thông tin chứa dữ liệu chính xác ngay trong thời gian thực, ERP sẽ giúp giải phóng thời gian của nhân viên, tạo điều kiện cho họ ra quyết định nhanh hơn nhờ đó làm việc năng suất, hiệu quả hơn.
Quá nhiều hệ thống riêng lẻ làm chậm quá trình giải quyết công việc
- Dữ liệu khó truy xuất
Khi doanh nghiệp quản trị theo phương pháp truyền thống, dữ liệu của từng phòng ban là tài sản riêng, một phòng ban sẽ không thể truy xuất ngay lập tức dữ liệu của các phòng ban khác, dẫn đến phát sinh thời gian chờ trong quá trình làm việc. Hơn nữa, nhà quản trị cũng khó có thể nắm bắt được toàn bộ thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp ngay tại một thời điểm nhất định.
Chẳng hạn, khi bạn cần thông tin về doanh số trung bình biên hay các chỉ số chi tiết hơn như số đơn hàng mỗi ngày hay lượng sales cập nhật, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để phân loại và truy vấn thông tin. Trong trường hợp phải xuất ra báo cáo còn mất nhiều thời gian hơn nữa.
Với tính năng tự động cập nhật, điều chỉnh linh hoạt và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, hệ thống ERP sẽ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lí thông tin, dữ liệu. ERP cho phép không chỉ nhà quản trị có thể theo dõi hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào mà còn cho phép toàn bộ nhân viên có thể tiếp cận được những thông tin cần thiết để đảm bảo hoàn thành công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
- Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn
Khối lượng công việc của bộ phận kế toán trong mỗi doanh nghiệp thường không hề nhỏ, đặc biệt với những doanh nghiệp quy mô lớn. Đây cũng là bộ phận nhạy cảm nhất đối với những thay đổi của công ty, đòi hỏi luôn phải tính toán, cập nhật thông số, dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nếu bộ phận kế toán của doanh nghiệp bạn vẫn đang sử dụng vô số bảng tính Excel để thống kê, lưu trữ, tính toán từng giao dịch cũng như thông tin tài chính, thì có lẽ bạn nên cân nhắc một giải pháp hiệu quả hơn.
Việc dùng hệ thống ERP để xử lí các công việc trên sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho bộ phận kế toán, đồng thời tăng độ chính xác trong việc phân tích, tính toán các con số của doanh nghiệp. Với việc tập hợp tất cả các thông tin tài chính trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, bộ phận kế toán sẽ được giải phóng bớt thời gian làm việc với những giấy tờ khô khan, nhờ đó giúp giải quyết công việc hiệu quả hơn, cho ra những báo cáo quan trọng với độ chính xác cao hơn. Việc cập nhật những thay đổi dữ liệu của doanh nghiệp cũng trở nên đơn giản hơn với việc nhập liệu duy nhất một lần, dữ liệu sẽ được tự động cập nhật trên toàn bộ hệ thống.
Hệ thống ERP giúp giảm bớt khối lượng công việc với giấy tờ khô khan
- Quản trị kém hiệu quả với hệ thống CNTT phức tạp
Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc có quá nhiều hệ thống hoạt động trong cùng một doanh nghiệp là quản lí IT trở nên quá phức tạp, quá tốn kém và mất nhiều thời gian. Điều chỉnh, tích hợp và bảo trì những hệ thống này sẽ làm tiêu tốn nhiều nguồn lực của doanh nghiệp mà hiệu quả đem lại không hề cao. Hơn nữa, với công nghệ thông tin ngày càng phát triển, doanh nghiệp cần phải liên tục cập nhật những phiên bản mới của hệ thống IT, mà những phiên bản này thường đắt đỏ, tốn kém, nên nhiều công ty vẫn sử dụng những phiên bản phần mềm lỗi thời, điều này trực tiếp làm cản trở hoạt động của doanh nghiệp.
Thay vì việc liên tục thêm những phần mềm riêng lẻ và phức tạp vào một hệ thống IT kém hiệu quả, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng hệ thống ERP để đáp ứng nhu cầu của hoạt động kinh doanh liên tục thay đổi. ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề bằng cách áp dụng quy trình thống nhất vào từng phòng ban, lược bỏ những phần mềm đơn lẻ, rườm rà. Việc liên tục cập nhật để đáp ứng yêu cầu phát triển với chỉ một hệ thống duy nhất cũng trở nên đơn giản hơn, ít tốn kém hơn cho doanh nghiệp.
Những vấn đề mà mỗi doanh nghiệp gặp phải có thể khác nhau, nhưng nhìn chung, việc triển khai một hệ thống quản trị tổng thể là cần thiết cho sự phát triển lâu dài và bền vững của doanh nghiệp.
Để tìm hiểu một giải pháp ERP chuyên nghiệp, phù hợp với doanh nghiệp của mình, bạn có thể yêu cầu tư vấn tại đây.
